Wie führt man eine Stakeholderanalyse in 3 Schritten durch?

Was ist eine Stakeholderanalyse?

Eine Stakeholderanalyse ist ein wichtiges Instrument der politischen Kommunikation, mit dem die Stakeholder des Projekts, die Themen, die ihnen wichtig sind, und die Auswirkungen des Projekts auf sie ermittelt werden. 

Die projekt stakeholderanalyse zeigt auf, mit welchen wichtigen Personen Sie über den Fortschritt und den Umfang Ihres politischen Vorhabens kommunizieren müssen. Gleichzeitig hilft sie, mögliche Risiken und Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• wie sieht eine Stakeholderanalyse aus?
• wie kann man eine Stakeholderanalyse erstellen? und
• warum eine Stakeholderanalyse im Projektmanagement in der politischen Kommunikation so wichtig ist.

Warum ist die Stakeholderanalyse so wichtig?

Ein Projekt ohne Stakeholderanalyse zu starten ist vergleichbar mit einer Autofahrt im Dunkeln ohne Licht. Wenn man nicht weiß, was auf einen zukommt, wird man höchstwahrscheinlich sein eigentliches Ziel verfehlen – oder noch schlimmer: einen Unfall riskieren. Und selbst dann, wenn es doch klappen sollte: Wer schon einmal auf Sicht gefahren ist, weiß, wie mühsam das ist.

Die Stakeholderanalyse soll - um bei dem Bild zu bleiben - die Fahrt erleichtern und sicherer machen. Sie ist vergleichbar mit einem Navigationssystem, das Ihnen die optimale Strecke auf dem Weg zu Ihrem Ziel anzeigt und Ihnen hilft, Staus, Sperrungen oder anderen Überraschungen im Blick zu haben. 

Was versteht man unter Stakeholdern?

Im Lexikon der Nachhaltigkeit werden Stakeholder folgendermaßen definiert:

Der international etablierte Begriff „Stakeholder“ umfasst gesellschaftliche Interessengruppen und unternehmerische Anspruchsgruppen. Er wurde entwickelt als Gegenpol zum Begriff „Shareholder“, den Aktionären. Zu den Stakeholdern eines Unternehmens gehören Mitarbeiter, Zulieferer, Kunden, Nichtregierungsorganisationen (NGOs), wissenschaftliche Einrichtungen, Regierungen u.a.m. Den Begriff hat wohl zum ersten Mal das Stanford Research Institute 1963 benutzt, um deutlich zu machen, dass Aktionäre nicht die einzige Zielgruppe sind, die das Management von Unternehmen beachten muss. Es gibt sowohl interne Anspruchsgruppen, wie Mitarbeiter, als auch externe Anspruchsgruppen, wie kritische NGOs. Sie sind zu berücksichtigen, weil sie von den Geschäftsaktivitäten direkt oder indirekt betroffen sind bzw. die Ansprüche Betroffener aufzeigen sowie die Geschäftsentwicklung und die gesellschaftliche Akzeptanz eines Unternehmen beeinflussen.

Zu den internen Stakeholdern werden unter anderem Vorstandsmitglieder, Aufsichtsräte sowie die Projekt- und Public Affairs-Manager und andere Mitarbeitende gezählt.  Zu den externen Stakeholdern zählen hingegen die Politik, die Verwaltung, der Staat, die Öffentlichkeit, die Medien, Wissenschaftler, Mitbewerber oder auch die Gesellschaft im Allgemeinen.

Die Analyse der Stakeholder und deren Erwartungen und Anforderungen gilt grundsätzlich als wichtiger Bestandteil erfolgreichen Projektmanagements. Deshalb ist die Stakeholderanalyse im Projektmanagement sehr wichtig.

Wie führt man eine Stakeholderanalyse in 3 Schritten durch?

1. Potenzielle Stakeholder identifizieren

Im ersten Schritt geht es darum, die unterschiedlichen Stakeholder zu identifizieren.

Die wichtigste Frage, die es dabei zu beantworten gilt, lautet: "Welche Personen, Personengruppen oder Organisationen werden von der Durchführung und den Ergebnissen des Projekts betroffen oder können diese beeinflussen?"

Um sicherzugehen, dass keine wichtigen Personen oder Akteure vergessen werden, empfiehlt sich ein Brainstorming im Team. Es gibt viele Möglichkeiten, Stakeholder visuell darzustellen:

• Auflistung in einer Excel-Liste
• Sammlung auf Post-Its 
• Darstellung als Mindmap
• Sammlung auf Karten etc. 

Wenn Sie ein paar hilfreiche Regeln befolgen, haben Sie am Ende der Brainstorming-Sitzung eine umfangreiche Liste mit allen wichtigen Stakeholdern, die Sie als Grundlage für Ihre Analyse verwenden können.

Tipp: Lassen Sie zunächst einmal niemanden außen vor. Selbst unwichtig erscheinende Stakeholder können das Projekt maßgeblich beeinflussen – positiv oder negativ.

Benötigen Sie Unterstützung darin, eine vollumfängliche Identifikation und Analyse der Stakeholder für Ihre Organisation oder für eines Ihrer Projekte anzufertigen? Dann zögern Sie bitte nicht und melden Sie sich bei uns. massieh zare, PR-Agentur für politische Kommunikation, unterstützt Sie bei diesen Herausforderungen genau da, wo Sie selbst nicht mehr weiter kommen. Kontaktieren Sie uns gerne, damit wir Ihnen ein unverbindliches erstes Angebot erstellen können und zeitnah mit der Identifikation und Analyse der relevanten Stakeholder starten. 

2. Informationen sammeln & kategorisieren  

Sobald sie die relevanten Stakeholder identifiziert haben, können Sie anfangen diese zu kategorisieren, zum Beispiel in interne und externe Stakeholder und/oder nach Zugehörigkeit zu Abteilungen, Organisationen oder Themen. 

Beispiel einer Kategorisierung für eine Stakeholderanalyse im Projektmanagement in der politischen Kommunikation:

‍

‍

In einem Projekt, das ein politisches Ziel von Ihnen aufgreifen, platzieren und kommunizieren soll, ist es auch sehr wahrscheinlich, dass Einzelpersonen aufgrund ihrer Wichtigkeit für Ihre Thematik für sich stehend in der Analyse auftauchen müssen. Zum Beispiel eine Vorsitzende eines für Ihr Thema relevanten Ausschusses im Bundestag. 

Hilfreiche Vorlagen für Stakeholderanalysen gibt es auch auf der Website: creately.com oder auch auf lucidchart.com

In einem weiteren Schritt können Sie die Stakeholder nach Macht und Einfluss auf Ihr Projekt (z.B. positiv, negativ, neutral). An dieser Stelle empfehlen wir auch eine Chancen- und Risikoanalyse durchzuführen. Überlegen Sie sich, was könnte ein Kritiker Ihres Projektes schlimmstenfalls bewirken? Wo lauern mögliche Risiken?

‍

‍

Im letzten Schritt geht es nun darum herauszufinden, welche Ziele und Interessen die Stakeholder haben und darum, die Beziehungen zwischen ihnen aufzudecken.

Wichtige Fragen sind:‍

• Wer ist mit wem verbunden – direkt oder indirekt?
• Wie beeinflussen sich die Stakeholder gegenseitig?
• Wo besteht die Gefahr von Interessenkonflikten?

Tipp: Bleiben Sie bei der Bewertung der Stakeholder möglichst sachlich und lassen Sie sich nicht von persönlichen Beziehungen, Vorurteilen oder Schubladen-Denken beeinflussen. Je objektiver Ihre Analyse ausfällt, desto bessere Ergebnisse werden Sie am Ende erzielen!

3. Maßnahmen ableiten

Sobald Sie sich ein klares Bild über die Stakeholder verschafft haben und diese kategorisiert haben, können Sie nun damit beginnen, konkrete Maßnahmen abzuleiten, um die verschiedenen Interessenvertreter zu managen. Ein Werkzeug, das dabei helfen kann, ist das Stakeholder Mapping, auch bekannt als Stakeholder-Matrix. Hier werden die Stakeholder je nach Einfluss und Interesse am Projekt eingetragen.

‍

‍

Anhand der visuellen Zuordnung wird es Ihnen leichter fallen, die nächsten Schritte Ihrer tiefergehenden Stakeholderanalyse zu planen.

Diejenigen Stakeholder, die dem Projekt gegenüber positiv gestimmt sind und großen Einfluss haben, gilt es als Unterstützer ins Boot zu holen und engen Kontakt zu pflegen.  Sie können es maßgeblich voranbringen und sind der Schlüssel zum Erfolg.

Einflussreiche Personen, Gruppen und Institutionen, die eine negative Einstellung haben, stellen eine besondere Herausforderung dar. Hier sollte das Ziel sein, sie möglichst zufriedenzustellen und Einwände aus dem Weg zu räumen, z.B. durch regelmäßige Meetings und Verhandlungen.

Für die weniger einflussreichen Stakeholder auf beiden Seiten gilt: Informieren Sie diese über Newsletter, Statusberichte und Projektberichte über die wichtigsten Entwicklungen.

Am besten fassen Sie alle Stakeholder und die jeweiligen Maßnahmen in einem Stakeholder-Kommunikationsplan zusammen. Eine praktische Vorlage dafür finden Sie zum Beispiel bei de.smartsheet.com.

Funktioniert politische Kommunikation überhaupt ohne eine Stakeholder-Analyse?

Wie diese kurze Einführung in das Thema zeigt: Wer ein Projekt erfolgreich in der politischen Kommunikation oder allgemein erfolgreich machen will, kommt um eine Stakeholderanalyse nicht herum. Anhand der Stakeholderanalyse im Projekt können Sie nicht nur Risiken besser erkennen und gegebenenfalls gegensteuern, sondern auch Ihre Projektmanagement-Maßnahmen viel gezielter planen und einsetzen, Unterstützer finden und Ihr Image verbessern.

Ihnen ist bewusst, dass eine Stakeholder-Analyse in keiner Organisation, in keinem Projekt fehlen darf, aber Sie haben möglicherweise keine Zeit dafür sie selbst anzufertigen? Wir können Ihnen die gesamte Aufgabe abnehmen und Ihre Stakeholder-Analyse durchführen, damit schonmal das Fundament Ihres Projekts in der politischen Kommunikation erfolgreich gelegt ist. Kontaktieren Sie uns jetzt, damit wir zeitnah loslegen können.