3 Tipps für einen ressourcenschonenden Social Media Planungsprozess

Gerade wenn die Ressourcen knapp werden und das Know-how fehlt, kann das regelmäßige Erstellen und Teilen von Inhalten zu einer Belastung werden. Zum Glück lassen sich typische Probleme mit der richtigen Planung der Ressourcen und einer klaren Aufgabenverteilung leicht umgehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies mit dem richtigen Social Media Planungsprozess erreichen können.

3 Tipps für einen ressourcenschonenden Social Media Planungsprozess

1. Erstellen Sie einen Budgetplan 

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist immer noch, dass Social Media “umsonst” ist – immerhin ist das Erstellen eines Profils ja zunächst einmal kostenlos. Dieses Denken führt in vielen Organisationen immer noch dazu, dass Social Media stiefmütterlich behandelt wird, ganz nach dem Motto “Das kann ja unser Praktikant übernehmen”. 

Fakt ist aber, dass professionelle Social-Media-Arbeit genauso mit Aufwand und Kosten verbunden ist und mit der gleichen Ernsthaftigkeit betrieben werden sollte wie andere Marketing- und PR-Aktivitäten – immerhin geht es um Ihr Image! 

Wir raten unseren Kund:innen daher, von vornherein ausreichend Budget einzuplanen und das Thema Social Media mit voller Power anzugehen. 

Folgende Posten sollten in Ihrer Budgetplanung berücksichtigt werden: 

• Personalkosten/ Kosten für Freelancer: Diese hängen vom Umfang der Aktivitäten ab und schwanken in der Regel zwischen 8 - 20 Stunden wöchentlich. 
  

• Aus- und Weiterbildung: Die Social-Media-Welt ist sehr dynamisch, weshalb es wichtig ist, stets up to date zu bleiben. Planen Sie daher ausreichend Budget für entsprechende Schulungen oder Beratung ein. 
  

• Ausrüstung: Eine funktionierende Ausrüstung (professionelle Kameras, Mikrofone, Laptops, Software etc) ist wichtig, damit Arbeitsprozesse effizient durchgeführt werden. Viele Smartphones haben bereits ausreichende Kameras, so dass zusätzliche Geräte nicht unbedingt notwendig sind. 
  

• Redaktionstools: Social Media Tools zum Planen und Automatisieren von Social Media, z.B. Hootsuite oder Later, sparen viel Zeit und erleichtern die Arbeit in Team. Meist ist eine kostenpflichtige Version notwendig, um Zugriff auf alle Funktionen zu erhalten.
  

• Werbung: Auch ein gewisses Werbebudget sollte eingeplant werden, z.B. für das Bewerben von Veranstaltungen. 

Haben Sie bei der Planung Ihres Social-Media-Budgets immer noch große Fragezeichen im Kopf? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung! Als Agentur für politische Kommunikation unterstützen wir Sie mit Rat und Tat im smart budgeting für Ihre Social Media-Kommunikation. Kontaktieren Sie uns jetzt, damit wir zeitnah loslegen können.

2. Schaffen Sie das Fundament für Ihren Erfolg  

Erfahrungsgemäß werden Ressourcen vor allem dann verschwendet, wenn eine Strategie und klare Ziele fehlen.  

Die Gefahr einer “planlosen” Herangehensweise ist, dass die Inhalte die gewünschten Zielgruppen nicht erreichen und unnötig viel Zeit für ineffiziente Prozesse und Aktivitäten draufgeht, die nicht auf Ihr Ziel einzahlen.

Unsere Empfehlung für alle unsere Kund:innen ist deshalb: 

Starten Sie immer mit einer gründlichen Bestandsaufnahme und der Erarbeitung Ihrer hoffentlich schon bald erfolgreichen Social Media-Strategie. 

Holen Sie sich an dieser Stelle gegebenenfalls Unterstützung von Expert:innen hinzu und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Client-Personas und Ihre Ziele zu bestimmen. 

Arbeiten Sie dann im nächsten Schritt heraus, wie Sie Ihre Inhalte auf Ihre Zielgruppen zuschneiden und diese strategisch auf den passenden Kanälen veröffentlichen können.  

Diese zusätzliche Investition am Anfang lohnt sich, da Sie viel fokussierter in die Umsetzung gehen und Ressourcenverschwendung von vornherein vermeiden können.     

3. Delegieren und planen Sie Aufgaben richtig 

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Aufgabenverteilung. Indem Sie anfallende Aufgaben im Team verteilen, können einzelne Personen entlastet und Talente optimal genutzt werden. 

So könnte eine Social Media Teamaufstellung aussehen (im Idealfall und mit mehr Ressourcen):  

• Das Kernteam: Zu den Aufgaben des Kernteams zählen das Entwickeln der Gesamtstrategie sowie andere strategische Entscheidungen, z.B. die Auswahl der passenden Social-Media-Kanäle, die Freigabe von Beiträgen, die Moderation der Kanäle und das Messen der Ergebnisse. Das Kernteam kümmert sich auch um die Beauftragung möglicher Dienstleister (Grafikdesigner:innen, Fotograf:innen, Videoproduzent:innen etc.). 
  

Im Idealfall sollten Personen des Kernteams gewisse Vorkenntnisse mitbringen und ein gesteigertes Interesse an der Thematik haben. 

• Das Redaktionsteam: Das Redaktionsteam sollte mehrere Personen aus verschiedenen Bereichen umfassen und das Kernteam entlasten. Aufgaben umfassen die Vorbereitung und das Verfassen von Inhalten, Moderieren der Kommentare sowie die Beantwortung von Fragen. 
  

• Das Content-Team: Um alle weiteren anfallenden Aufgaben kümmert sich das Content-Team. Es kümmert sich beispielsweise um die Auswahl und Vorbereitung von Inhalten, die dann vom Redaktions- und Kernteam veröffentlicht werden. 

Wie schon erwähnt, ist dies der Idealfall. In den meisten Verbänden sind große Teams nicht realistisch und eine einzelne oder wenige Personen müssen sich um “alles” kümmern. 

Bei knappen Ressourcen und wenig Personal gilt: Gute Planung ist die halbe Miete. 

Je mehr Aufgaben auf den Schultern einer Person lasten, desto wichtiger ist effizientes Selbstmanagement. 

Eine wichtige Grundlage bilden ein ausformulierter Social Media Planungsprozess sowie ein Redaktionsplan. Das hilft den Fokus zu behalten und die knappe Arbeitszeit möglichst effizient zu nutzen.

Hier können PR-Agenturen, wie unsere, Ihre Arbeit stärken. Wir unterstützen Sie bei der Entwicklung eines effektiven Social-Media-Planungsprozesses sowie einer redaktionellen Strategie.

Redaktions- und Planungstools ermöglichen es, Prozesse weitestgehend zu automatisieren, so dass mehr Zeit für die Moderation und Pflege der Social-Media-Kanäle bleibt. 

Auch Content Recycling hilft dabei, die Arbeit nachhaltiger zu gestalten. Dabei werden bestehende Inhalte neu verwertet und für verschiedene Kanäle angepasst. 

Monotone und einfache Arbeitsschritte (z.B. die Erstellung von simplen Grafiken) können an Freelancer ausgelagert werden, um auch hier wertvolle Zeit zu sparen. 

Messen Sie Ihren Erfolg regelmäßig 

Der Bestseller-Autor James Clear schreibt in seinem Blog: „Die Dinge, die wir messen, sind die Dinge, die wir verbessern. Nur durch Zahlen und klares Tracking haben wir eine Vorstellung davon, ob wir besser oder schlechter werden."

Diese Aussage trifft auch auf sozialen Medien zu. Indem Sie Ihre Zahlen genau kennen und regelmäßig prüfen – sei es Ihre Kosten, Arbeitsaufwand oder Social Media-Metriken – haben Sie eine bessere Kontrolle über Ihre Ressourcen und merken schnell, wenn Sie vom Kurs abkommen. 

Wir empfehlen daher: Legen Sie monatlich einen festen Termin für die Auswertung Ihrer Social Media Aktivitäten fest und machen Sie es zur Routine. Die Mühe zahlt sich aus!

Haben Sie das Gefühl, dass es schwierig werden könnte, die oben genannten Schritte alleine durchzuführen? Dann zögern Sie bitte nicht mit uns in Kontakt zu treten. Unsere Agentur ist hier, um Sie bei der schnellen und effektiven Durchführung Ihres Planungsprozesses für Ihre Social Media-Arbeit zu unterstützen. Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihnen ein unverbindliches erstes Angebot für eine mögliche Zusammenarbeit erstellen können.