7 entscheidende Schritte zum Erfolg der Verbandskommunikation mit Social Media

In vielen Verbänden sorgt das Thema Social Media für Stress und Unbehagen. Die Zeit scheint einfach nie auszureichen, es fehlt an Ressourcen oder die Ergebnisse lassen zu wünschen übrig.

Aber keine Sorge, mit einer strukturierten Vorgehensweise lassen sich sowohl der Ablauf als auch die Ergebnisse spürbar verbessern. Die Erfahrung zeigt nämlich: wichtiger als technische Spielereien und Beiträge auf allen erdenklichen Plattformen, sind gut geplante und fokussierte Aktivitäten.  

Befolgen Sie einfach die unten aufgeführten 7 wichtigen Schritte für eine effektive Verbandskommunikation und Ihre Social-Media-Strategie wird schon bald Früchte tragen.

1) Pflegen Sie Ihre Verbands-Marke

Alles steht und fällt mit Ihrer Marke.

Aber was ist überhaupt eine Marke? Viele denken bei dem Wort zuerst an ein Logo oder andere Aspekte des Corporate Design. Die Marke geht aber weit über die visuellen Aspekte hinaus: sie beschreibt die Summe aller Vorstellungen und Assoziationen, die ein Mensch mit einer bestimmten Organisation, einem Produkt oder einem Service verbinden.

Etwas, das es gut auf den Punkt bringt, ist das Bauchgefühl. Wie fühlt sich etwas an? Woran denken Menschen zuerst, wenn Sie einen Markennamen hören? Welche Gefühle werden geweckt?

Auch als Verband sollten Sie sich Gedanken über diese Fragen machen, denn Ihr Ruf entscheidet maßgeblich darüber, wie Sie von Ihren Mitgliedern, in der Öffentlichkeit oder von politischen Entscheidungsträgern wahrgenommen werden  – und letztlich, wie viel Sie bewegen.

Wir können zwar nicht alles an unserer Marke kontrollieren. Es gibt jedoch viele Bereiche, mit denen Sie die Wirkung Ihrer Marke maßgeblich beeinflussen können:

• Design (Webseite, Social Media, Print, etc.)
• Texte (Direkte Kommunikation vs. beschreibende Texte)
• Transportierte Gefühle
• Organisationskultur
• Mehrwert & Supportstruktur Ihrer Organisation

Aus dem Zusammenspiel dieser Elemente entsteht das, was wir allgemein als “Marke” verstehen.

2) Definieren Sie klare Social Media-Ziele für Ihren Verband

Folgendes Zitat des legendären chinesischen Philosophen Laotse gilt auch für Social Media: “Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.”

Bevor Sie erste Inhalte schreiben und veröffentlichen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um klare Ziele zu definieren.

Beantworten Sie zunächst folgende grundlegende Fragen:

• Wen möchten Sie erreichen?
• Welche strategischen und operativen Ziele verfolgt Ihr Verband?
• Wie können Sie Social Media nutzen, um diese Ziele zu unterstützen?

Übersetzen Sie dann Ihre Verbandsziele in Social Media-Ziele:

Verbandsziel:

Bis zum X.X.2023 erhöhen wir die Zahl der Mitgliedsorganisationen um 6.

Social-Media-Ziel:

Bis zum X.X.2023 posten wir drei Beiträge pro Woche und erhöhen die Reichweite unserer Beiträge bei der Zielgruppe „potenzielle Mitglieder“ auf LinkedIn.

Konkrete Ziele helfen dabei, den Fokus zu behalten, die einzelnen Aktivitäten präziser zu planen und außerdem die Zielerreichung zu messen. Das spart Zeit und bringt langfristig auch bessere Ergebnisse.

Haben Sie Schwierigkeiten, die Social-Media-Ziele für Ihren Verband zu erreichen? Wir halten Ihnen gerne den Rücken frei. Kontaktieren Sie uns, um von unserem Social-Media-Strategie-Workshop zu profitieren und mit Ihrer Kommunikationsarbeit langfristig mehr Wirkung zu erzielen. 

3) Bestimmen Sie Ihre Client-Persona

Avatar, Wunschkunde oder Client Persona – hinter diesen Buzzwörtern steckt mehr oder weniger das Gleiche. Klingt kompliziert, ist aber kein Hexenwerk!

Ziel der Client-Persona-Methode ist es, Ihre Zielgruppe(n) besser zu verstehen, um präziser mit ihnen zu kommunizieren.

Es gibt zum Beispiel hilfreiche Fragebögen, mit denen Sie Ihre Client Persona leicht erarbeiten können. (Sprechen Sie uns gerne an und wir schicken Ihnen einen solchen Bogen gerne zu.)

Der wesentliche Vorteil ist, dass alle Kommunikationsverantwortlichen in Ihrem Verband nun konkrete Personen mit echten Wünschen und Bedürfnissen vor Augen haben und sie die Verbandskommunikation zielgerichtet und maßgeschneidert auf diese Personengruppen ausrichten können.

Und zielgerichtete Verbandskommunikation heißt: stärkere Jahresergebnisse.

4) Führen Sie ein Audit durch

Bevor Sie Ihre Social-Media-Aktivitäten neu ausrichten, empfiehlt es sich, ein Audit durchzuführen. So können Sie sich einen besseren Überblick darüber verschaffen, wo Sie aktuell stehen. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme bilden die Basis für alle weiteren Aktivitäten.

Wichtige Bestandteile des Audits:

1. Erstellen Sie eine Liste aller Login-Daten und aller genutzten Social-Media-Plattformen.
2. Erstellen Sie eine Liste der Follower, die regelmäßig auf Ihre Beiträge reagieren. Analysieren Sie: Wer sind diese Menschen? Was zeichnet sie aus?
3. Berechnen Sie Ihre Engagement-Rate
4. Werten Sie die Performance Ihres Contents aus (Clicks, Shares etc.)

Bei dem letzten Punkt geht es darum herauszufinden, welche Beiträge am besten funktionieren. Notieren Sie, wo und wann Sie bisher Beiträge veröffentlicht haben und welche Zeiten und Tage besonders viele Reaktionen gebracht haben.

Versuchen Sie dabei möglichst objektiv auf die Inhalte zu schauen. Wie wirken sie? Würden Sie diese selbst gerne lesen und teilen? Haben die Social Media-Beiträge Ihrer Verbandskommunikation einen echten Mehrwert für Menschen, die sie konsumieren?

Manchmal kann es auch hilfreich sein, Menschen im eigenen Umfeld zu fragen. Auch wenn das Ergebnis wenig schmeichelhaft ausfallen sollte, nehmen Sie es gelassen: Sie sind dabei die Dinge zu verbessern und können den bisherigen Kurs ab jetzt korrigieren!

5) Schaffen Sie eine digitale Kommunikationsinfrastruktu

Eine gut durchdachte digitale Kommunikationsinfrastruktur hilft dabei, die eigenen Prozesse und Systeme zu vereinfachen und kontinuierlich zu optimieren. Konkret bedeutet das, dass Sie alle Abläufe und benötigte Informationen dokumentieren und sicherstellen, dass die verantwortlichen Personen leicht Zugriff darauf haben.

Dazu gehören:

• Ein ausformuliertes Social Media-Strategie Papier, in dem alle wichtigen Punkte und Handlungsanweisungen zusammengefasst sind
• Eine mindestens doppelt gesicherte Liste mit Ihren Login-Daten
• Monitoring- und Reporting-Datei (Excel oder Software)
• Content-Plan und dazugehöriger Redaktionsplan mit Verantwortlichkeiten

Fehlt Ihnen kreativer Input, um eine zeitgemäße und Zielgruppen-fokussierte Inhaltsplanung zu erstellen? Wir unterstützen Sie mit unserem Content-Strategie-Workshop. Kontaktieren Sie uns jetzt, wenn Sie einen erstklassigen Inhaltsplan für Ihre Verbandskommunikation erstellen möchten.

Das Erstellen eines klaren Fahrplans hat auch folgenden fundamentalen Mehrwert für Ihre Verbandskommunikation in den sozialen Medien:

Wenn die zuständigen Personen ihren Job wechseln, können sich auch neue Mitarbeiter:innen oder Externe leicht einen Überblick verschaffen und Aufgaben sofort übernehmen, ohne das wieder eine zeitaufwändige Einweisung notwendig ist oder erst mal mühevoll nach relevanten Informationen und Know-how gesucht werden muss.

Die Zeit, die Sie einmal investieren, zahlt sich später um ein Vielfaches aus.

6) Messen Sie Ihren Erfolg regelmäßig

Bringen Ihre Bemühungen auf Social Media überhaupt die gewünschten Ergebnisse? Damit Sie diese Frage beantworten können, hilft ein regelmäßiger Blick auf die Zahlen. Beispielsweise jeden letzten Donnerstag des Monats für ein bis zwei Stunden.

Das wirkt zunächst technisch und trocken, ist aber gar nicht so kompliziert. Konkret bedeutet das, dass Sie bestimmte Metriken auswählen und messen.

Dazu gehören u.a.:

• Engagement: Teilen, Kommentare, DM-Nachrichten
• Traffic: Clicks, Conversions etc.
• Awareness: Volumen, Reichweite

Sie werden sehen: wenn Sie erst einmal mit den Analyse-Sektionen der jeweiligen Social Media Plattformen vertraut sind und Ihre Aktivitäten regelmäßig analysieren und messen, können Sie Ihre Inhalte immer besser auf Ihre Zielgruppe zuschneiden. Das wiederum wirkt sich schon bald positiv auf die Ergebnisse aus.

Darüber hinaus sind es genau diese Zahlen, die Ihnen dabei helfen, auch beim Vorstand nachzuweisen, inwiefern die Verbandskommunikation auf Social Media in die Erreichung der Ziele des Verbands einzahlt.

7) Prüfen Sie benötigte Ressourcen

Eine Sache, die oft übersehen wird, sind die Ressourcen. Social Media erledigt sich nicht von selbst, sondern setzt Investitionen in Form von Zeit und Geld voraus.

Eine grundlegende Frage, die Sie sich stellen sollten, betrifft die Verteilung der Aufgaben. Welche können Sie selbst erledigen, welche wollen Sie auslagern?

Schreiben Sie dafür am besten alle Bestandteile der Social-Media-Arbeit auf:

• Erstellung der Social-Media-Strategie
• Social-Media-Management (Texterstellung, Grafikerstellung, Community Engagement etc.)
• Tools & Software
• Performance Marketing

Im zweiten Schritt ermitteln Sie dann Ihr Budget. Darunter fallen Ausgaben für Freelancer oder für eine Verbandskommunikations Agentur (Social Media-Management, Texterstellung, Grafiken etc), Budget für Werbung und ggf. auch Weiterbildungsmaßnahmen.

Eine Übersicht aller Posten hilft enorm bei der Planung und ist eine wichtige Voraussetzung, um die Social-Media-Aktivitäten möglichst ressourcenschonend umzusetzen.

Struktur und Regelmäßigkeit bringen Ergebnisse

Wie Sie sehen können, ist es weniger die Masse an Aktivitäten, sondern die Qualität und der Fokus auf das Wesentliche, die bei Social Media entscheidend sind.

Wenn Sie mit einer gründlichen Bestandsaufnahme starten, konkrete Ziele formulieren und dann fokussiert in die Umsetzung gehen, werden Sie Ihre Zielgruppe(n) Schritt für Schritt auch in den sozialen Medien besser erreichen – und damit in die strategischen und operativen Ziele Ihres Verbands einzahlen.

Unsere Agentur ist spezialisiert auf Verbandskommunikation und kann Sie darin unterstützen, Ihre Organisationsziele zu erreichen und sogar zu übertreffen. Für ein unentgeltliches Erstgespräch können Sie sich gerne an uns wenden.

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